Intelligente Dokumentenprüfung: KI erkennt, was eingereicht wurde

Warum eingereichte Dokumente ein Problem sind

Wenn eine Genossenschaftsbank von einem Firmenkunden Unterlagen anfordert, ist nicht garantiert, dass das Richtige zurückkommt. Statt eines Jahresabschlusses wird eine BWA eingereicht. Der Jahresabschluss ist unvollständig — es fehlt der Anhang. Oder es wird ein Scan in so schlechter Qualität geliefert, dass einzelne Seiten unleserlich sind.

Bisher merkt das erst der Analyst, der die Unterlagen öffnet. Dann wird nachgefordert, der Kunde schickt erneut, und der Prozess verliert Tage oder Wochen. Das ist keine Böswilligkeit — es ist schlicht Reibung, die sich vermeiden lässt.

Was finlyt jetzt automatisch prüft

Jedes hochgeladene Dokument durchläuft eine KI-gestützte Validierung, bevor es an einen Analysten weitergeleitet wird. Die Prüfung umfasst fünf Ebenen.

Dokumenttyp-Erkennung

Die KI erkennt, ob es sich um einen Jahresabschluss, eine BWA, eine Summen- und Saldenliste oder einen anderen Dokumenttyp handelt. Das klingt trivial, ist es aber nicht: Die Bezeichnungen auf Deckblättern variieren stark, manche Dokumente haben kein Deckblatt, und bei zusammengesetzten PDFs können mehrere Dokumenttypen in einer Datei stecken.

Warum das wichtig ist: Jeder Dokumenttyp hat andere Prüfregeln. Eine BWA muss nicht die Bestandteile eines Jahresabschlusses enthalten. Ohne Typ-Erkennung würde die Validierung eine BWA ablehnen, weil der Anhang fehlt — eine Fehlablehnung, die den Kunden frustriert und die Bank Zeit kostet.

Unternehmensprüfung

Handelt es sich bei den eingereichten dOkumenten auch um die Dokumente für die richtige Firma? Es kann schnell mal im Eifer des Gefechts die BWA der Besitzgesellschaft geschickt werden, ob von der Betriebsgesellschaft angefordert wurde. finlyt erkennt und validiert für welches Unternehmen die Unterlage ist.

Zeitraumprüfung

Wahrscheinlich einer der häufigsten Fälle: Anstatt der BWA zum 30.6. wird ein anderer Zeitraum eingereicht. finlyt KI gestütze Validierung lehnt hier eine BWA zum 31.7. nicht stumpf ab, sondern agiert smart und falls das vorgelegte DOkmente sogar aktueller ist passt, akzeptiert das Dokument und passt die Offenlegungsdaten direkt an.

Vollständigkeitsprüfung

Bei Jahresabschlüssen prüft die KI über das Inhaltsverzeichnis und Seitenanalyse, ob die wesentlichen Bestandteile vorhanden sind: Bilanz, GuV, Anhang, ggf. Lagebericht. Bei BWAs wird geprüft, ob die Summen und Saldenlisten auch wirklich dabei sind.

Die Prüfung arbeitet mit intelligenter und gezielter Seitenauswahl. Das hält die Verarbeitungszeit kurz.

Qualitätsbewertung

Sind die Seiten lesbar? Gibt es Seiten, die offensichtlich fehlen (Seitenzahlen-Lücken)? Stimmt die Seitenreihenfolge? Diese Prüfungen fangen die typischen Probleme bei Scans und zusammengesetzten PDFs ab.

Was bei Ablehnung passiert

Wenn ein Dokument die Prüfung nicht besteht, generiert die KI eine konkrete Begründung. Nicht “Dokument ungültig”, sondern beispielsweise: “Der eingereichte Jahresabschluss enthält Bilanz und GuV, aber der Anhang fehlt. Bitte reichen Sie das vollständige Dokument erneut ein.”

Diese Begründung geht automatisch per E-Mail an den Firmenkunden — mit einem direkten Link zum Portal für den erneuten Upload.

Über alle Kanäle

Upload via Kundenportal, Einreichung vom Steuerberater, Eingang im eMail Postfach, Weiterleitung vom Berater - ganz egal welcher Kanal, die Dokumente durchlaufen die gleiche Prüfung. Das schafft verlässliche Ergebnisse.

Für Analysten: Validierungsergebnisse auf einen Blick

Analysten sehen in der Detailansicht jedes Dokuments die Validierungsergebnisse: Dokumenttyp, Prüfstatus, erkannte Bestandteile und etwaige Hinweise.

Das Ziel: Kein Analyst soll ein Dokument öffnen, nur um festzustellen, dass es unbrauchbar ist. Die KI übernimmt diese Erstprüfung — zuverlässig und in Sekunden.

Interesse an einer Demo? Schreib uns: hello@finlyt.de